Dokumentazioa sarbide librekoa da, honako kasu hauetan izan ezik:
• Estatuaren defentsa eta segurtasunerako edo delituak ikertzeko arriskua dakarten dokumentuak.
• Arlo horretako legeriak babestutako datu pertsonalak dituzten dokumentuak.
• Sekretu ofizialei buruzko apirilaren 5eko 9/1968 Legearen arabera edo legezko berariazko xedapen bidez sailkatutako dokumentazioa.
• Kontserbazio-egoera txarra.
• Dokumentuen gutxieneko kontrola bermatuko duen tratamendu teknikorik ez izatea.
• Funtsak sartzeko hitzarmenetan jasotako klausula murriztaileak errespetatzea.
• Ezinbesteko arrazoiak (dokumentua zaharberritzea, instalazioetan obrak egitea, funtsak zenbatzea, etab.)
Pertsonen ohoreari eta intimitateari eragin diezaieketen datu pertsonalak dituzten dokumentuak kontsultatzeko, legeriak epe batzuk ezartzen ditu: 25 urte pertsona hil den egunetik, ezagutzen bada, edo 50 urte dokumentuen datatik, baldin eta arrazoiz baztertzen bada norberaren eta familiaren intimitaterako eskubidea urratzeko aukera edo kaltetuaren segurtasunerako arriskua, eta betiere datuak babesteko araudiarekin bat etorriz ( 16/1985 Legearen 57.c artikulua eta 1708/2011 Errege Dekretuaren 28. artikulua). Kontuan izan behar da legeriak ezartzen duela eskatzaileak bidezko interesa duela egiaztatzen duenean sartu ahal izango dela, eta, horretarako, bidezko interesa dutela beren eskubideak baliatzeko eskatzen dutenek eta sarbidea helburu historiko, zientifiko edo estatistiko batekin egiten dela egiaztatzen duten ikertzaileek ( 1708/2011 Errege Dekretuaren 28.3 artikulua).