La documentación es de libre acceso, salvo en los siguientes casos:
• Documentos cuyo contenido entrañe riesgo para la defensa y seguridad del Estado o para la averiguación de delitos.
• Documentos que contengan datos de carácter personal protegidos por la legislación en la materia.
• Documentación clasificada conforme a la Ley 9/1968, de 5 de abril, sobre secretos oficiales o por disposición expresa de ley.
• Mal estado de conservación.
• Carencia de un tratamiento técnico que garantice un mínimo control documental.
• Respeto a las cláusulas restrictivas contenidas en convenios de ingreso de fondos.
• Causas de fuerza mayor (restauración del documento, obras en las instalaciones, recuento de fondos, etc.)
Para la consulta de documentos que contengan datos de carácter personal que puedan afectar al honor e intimidad de las personas la legislación establecen una serie de plazos: 25 años desde la fecha de la muerte de la persona, si es conocida, o 50 años de la fecha de los documentos, si se entiende razonablemente excluida la posibilidad de lesión del derecho a la intimidad personal y familiar o el riesgo para la seguridad del afectado y siempre de conformidad con la normativa de protección de datos (art. 57.c de la Ley 16/1985 y art. 28 del RD 1708/2011). Ha de tenerse en cuenta que la legislación establece que será posible el acceso cuando el solicitante acredite un interés legítimo, especificando que “a estos efectos, se entenderá que poseen interés legítimo quienes soliciten el acceso para el ejercicio de sus derechos y los investigadores que acrediten que el acceso se produce con una finalidad histórica, científica o estadística (art. 28.3 del RD 1708/2011).